Projektmanagement

Tipps für die weitere Durchführung des Projekts

Nach Abschluss des Projektes sollte zunächst einmal eine gründliche Reflektion über die Zusammenarbeit im Team und dessen Zusammensetzung, die Rolle der Projektmanagerin und das Verhältnis zum Auftraggeber, in diesem Fall dem Vorstand, mit allen Beteiligten in einer Abschlussbesprechung stattfinden. Auch sollte der Ablauf des Projektes von der Planung, über die Konzeption und Realisation und das daraus entstandene Produkt thematisiert werden. Da es während des Projektes zu einigen Differenzen zwischen den Beteiligten Interessengruppen gekommen ist, wäre es vielleicht sinnvoll, diese Sitzung von einem unabhängigen Fachmann leiten zu lassen, der als Mediator zwischen den Parteien dient. Dies hätte den Vorteil, dass so nicht nur die fachlichen Aspekte, sondern auch die zwischenmenschlichen Konflikte aus einer objektiven Perspektive, unabhängig beurteilt werden könnten und so die weitere Zusammenarbeit nicht zusätzlich belastet wird. Die Erkenntnisse sollten in die weitere Zusammenarbeit einfließen und auch als bindend gelten.

Folgende Folgerungen für die weitere Zusammenarbeit könnten gezogen werden:

Projektteam

Die Projektteam-Zusammensetzung und Aufgabenverteilung, sowie die Kommunikation untereinander ist verbesserungswürdig. So sollte Projekttmanagerin Sybille Knecht nicht noch zur Content Erstellung herangezogen werden, da sie sonst, aus zeitlichen Gründen, ihre eigentlichen Steuerungsaufgaben nicht zufriedenstellend erfüllen kann. Weiterhin sollte überdacht werden, ob ihre Doppelfunktion als Vorstand (und somit auch Auftraggeber) und Projektmanagerin nicht zu Interessenkonflikten in ihrer Rolle als Mittler und Integrationsfigur zwischen Projektteam und Vorstand führt. Auf jedenfall sollte ihr ein Controller zur Seite gestellt werden, der die Projektabläufe besser im Blick behält und schnellstmöglich auf Abweichungen und Änderungen reagieren kann.
Es sollte auch überdacht werden, ob Gabriele Schmid in ihrer Funktion als Grafikerin geeignet ist, da sie kein Profi ist und es auch wegen ihr zu Verzögerungen beim bisherigen Projektablauf gekommen ist. Die Auslagerung dieser Aufgabe an eine externe Firma oder die Einstellung eines Spezialisten wäre hier angeraten. Auch bei Gabriele Schmid ist die Doppelfunktion als Vorstand und Teammitglied nicht ganz unbedeutend, da diese eine objektive Beurteilung der Arbeitsergebnisse beeinträchtigen könnte.
Allgemein sollte jedes Teammitglied ein klar definiertes Aufgabenfeld haben. Bei Friedhelm Leven war dies jedoch nicht der Fall, da er Aufgaben von anderen Teammitgliedern übernehmen musste und so mit seiner eigenen Arbeit in Verzug gekommen ist. Hier ist also eine bessere Personalplanung unbedingt erforderlich

Rolle des Vorstands

Hier sollte es einen klar definierten Verbindungsmann innerhalb des Vorstandes geben, der als Ansprechpartner für die Projektleiterin fungiert. Dieser Verbinungsmann (oder natürlich auch Frau), sollte die Positionen des Vorstandes vertreten. Der Vorstand sollte sich also in Sitzungen auf eine klare Linie einigen und diese der Projektleiterin einstimmig vermitteln. Es sollte nicht wieder vorkommen, dass 15 Vorstandsmitglieder ihre Meinung einzeln an die Projektleiterin herantragen.

Ablauf des Projekts

Planungsphase

Schon hier hätte eine detailliertere Verständigung zwischen Vorstand und Projektmanagerin stattfinden sollen. Diese Abmachungen hätten klar definiert und schriftlich festgehalten werden sollen. So hätten die Konflikte am Ende der Realisationsphase vermieden werden können. Außerdem hätte eine realistische Einschätzung von Zeit, Kapazitäten und Kosten stattgefunden.
Auch hätte das Team schon in dieser Phase miteinbezogen werden sollen um klare Regeln für die Zusammenarbeit abzumachen.

Konzeptionsphase

Da jede Phase aufeinanderaufbaut sollten regelmäßige Meetings stattfinden, in denen der Ist- und Soll-Stand des Projekts und der einzelnen Arbeitsgruppen abgeglichen werden. Weiterhin sollte jeder Verantwortliche seinen Arbeitsfortschritt in regelmäßigen Dokumentationen belegen. Nur hierdurch ist es beispielsweise dem neu eingesetzten Controller möglich, evtl. nötige Ausgleichsmaßnahmen in die Wege zu leiten. Das aus dieser Phase entstandene Drehbuch sollte auch für den Vorstand verständlich sein und von den verantwortlichen Stellen geprüft und freigegeben werden. Das Konzept sollte also von allen Verantwortlichen angenommen werden, da sonst auch die spätere Akzeptanz des Produktes sinkt.

Realisationsphase

Es sollte ein ständiger Austausch zwischen den Beteiligten stattfinden. Bei Änderungswünschen durch den Vorstand müssen der zeitliche Ablauf, Ressourcen sowie Arbeitskräfte oder das Budget angepasst werden. Bei einer gewissenhaften Vorbereitung kann die Projektmanagerin auf die schriftlich festgehaltenen Vereinbarungen zurückgreifen. Sie und ihr Team sind so abgesichert gegen den Vorwurf, nicht kooperationsbereit zu sein.